IMSS: El uso de la Firma Electrónica Avanzada es ya obligatoria en trámites de prestaciones en dinero

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INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

ACUERDO ACDO.AS2.HCT.280218/42.P.DPES y su Anexo Único, relativo a la autorización para el uso de la Firma Electrónica Avanzada, cuyo certificado digital sea emitido por el Servicio de Administración Tributaria, en las actuaciones y actos administrativos en los procedimientos inherentes a los procesos para el otorgamiento de las prestaciones en dinero que prevé la Ley del Seguro Social, que realicen los servidores públicos del Instituto Mexicano del Seguro Social.

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- México.- Gobierno de la República.- Instituto Mexicano del Seguro Social.- Secretaría General.

El H. Consejo Técnico, en la sesión ordinaria celebrada el día 28 de febrero del presente año, dictó el Acuerdo ACDO.AS2.HCT.280218/42.P.DPES, en los siguientes términos:

“Este Consejo Técnico, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 8, 9, 251, fracciones I, II, XIII y XXXVII, 263, 264, fracciones III, VIII, XIV y XVII, y 286 M, de la Ley del Seguro Social; 5 y 57, de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales; 35 y 69-C, de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo; 7 y 9, de la Ley de Firma Electrónica Avanzada; 31, fracciones II y IV, del Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social; en el marco del Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018, y en el Programa Institucional del Instituto Mexicano del Seguro Social 2014-2018, así como en la estrategia transversal ‘Un Gobierno Cercano y Moderno’, en relación con fomentar la adopción y el desarrollo de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC); y de conformidad con el planteamiento presentado por la persona Titular de la Dirección de Prestaciones Económicas y Sociales, mediante oficios 88 y 89 de fechas 16 y 20 de febrero de 2018, respectivamente, así como el dictamen del Comité del mismo nombre del propio Órgano de Gobierno, en reunión celebrada el día 7 del mes y año citados,

Acuerda:

Primero.- Aprobar el uso de la Firma Electrónica Avanzada, cuyo certificado digital sea emitido por el Servicio de Administración Tributaria, en las actuaciones y actos administrativos inherentes a los procesos para el otorgamiento de las prestaciones en dinero que prevé la Ley del Seguro Social, que realicen los servidores públicos facultados, lo cual producirá los mismos efectos legales que los documentos presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a éstos.

Este mecanismo es adicional a la suscripción con firma autógrafa.

Segundo.- Aprobar los Lineamientos para el uso de la Firma Electrónica Avanzada, cuyo certificado digital sea emitido por el Servicio de Administración Tributaria, en actos administrativos que realicen los servidores públicos facultados, en los procesos para el otorgamiento de las prestaciones en dinero que prevé la Ley del Seguro Social, que forman parte del presente Acuerdo como Anexo Único.

Tercero.- La Firma Electrónica Avanzada tendrá los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, por lo que se considerará responsable de los actos emitidos y suscritos con la primera, a la persona titular de dicha firma.

Cuarto.- Instruir a la persona Titular de la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, para que garantice la seguridad de la información electrónica y datos personales que se requieren y administran para el uso de la Firma Electrónica Avanzada, así como el correcto funcionamiento de los sistemas que la utilicen y que la misma ha sido validada ante el Servicio de Administración Tributaria.

Quinto.- Instruir a la persona Titular de la Dirección de Prestaciones Económicas y Sociales para que, de manera directa o por conducto de sus unidades administrativas competentes, dicte las instrucciones y criterios que considere convenientes para la debida aplicación por parte de las Delegaciones, de las disposiciones contenidas en el presente Acuerdo y resuelvan las dudas o aclaraciones que con ese motivo se presenten.

Sexto.- Instruir a las personas Titulares de las Direcciones de Administración y Jurídica, para que realicen las gestiones necesarias en el ámbito de su competencia para la publicación de este Acuerdo y su Anexo Único en el Diario Oficial de la Federación.

Séptimo.- Este acuerdo entrará en vigor el día hábil siguiente a su publicación en el Diario Oficial de la Federación”.

Atentamente

Ciudad de México, a 28 de febrero de 2018.- El Secretario General, Juan Carlos Velasco Pérez.- Rúbrica.

“LINEAMIENTOS PARA EL USO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA CUYO CERTIFICADO DIGITAL SEA EMITIDO POR EL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA, EN LAS ACTUACIONES Y ACTOS ADMINISTRATIVOS EN LOS PROCEDIMIENTOS INHERENTES A LOS PROCESOS PARA EL OTORGAMIENTO DE LAS PRESTACIONES EN DINERO QUE PREVÉ LA LEY DEL SEGURO SOCIAL, QUE REALICEN LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL.”

  1. Objeto

Los presentes lineamientos tienen por objeto regular el uso de la Firma Electrónica Avanzada cuyo certificado digital sea emitido por el Servicio de Administración Tributaria, de los servidores públicos facultados como medio para suscribir las actuaciones y resoluciones a los procedimientos administrativos inherentes a los procesos para el otorgamiento de las prestaciones en dinero que prevé la Ley del Seguro Social, con independencia de que se podrá seguir usando la firma autógrafa.

Para tal efecto, la suscripción de los documentos digitales se realizará por la vía de los elementos que componen la Firma Electrónica Avanzada de conformidad con lo que establece la Ley de Firma Electrónica Avanzada.

  1. Definiciones

Para los efectos de los presentes lineamientos, serán aplicables las definiciones establecidas en el artículo 5 A de la Ley del Seguro Social, artículo 2 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada, así como las siguientes:

  1. Actuaciones electrónicas: las notificaciones, citatorios, emplazamientos, requerimientos, solicitud de informes o documentos en los procedimientos inherentes a los procesos para el otorgamiento de las prestaciones en dinero que prevé la Ley del Seguro Social.
  2. Actos administrativos electrónicos: Cualquier tipo de acto o resolución emitida por el Instituto en documento digital o electrónico que sea firmado con la Firma electrónica avanzada del servidor público que lo emite, en los procedimientos inherentes a los procesos para el otorgamiento de las prestaciones en dinero que prevé la Ley del Seguro Social, que deba ser comunicado o notificado al particular.

III.         Archivo electrónico: información contenida en texto, imagen, audio y video generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología que forma parte del expediente electrónico de pensión.

  1. Cadena original: Clave alfanumérica que genera el IMSS, para la autenticación de los documentos electrónicos institucionales que se emitan con motivo de la presentación de los trámites por los que se solicita el otorgamiento de las prestaciones en dinero que prevé la Ley del Seguro Social, por medios electrónicos y que representan los actos administrativos inherentes a éste. La cadena original se conformará con los elementos siguientes de conformidad al tipo de documento que se emita: la identificación del tipo de acto u actuación administrativa; folio del documento electrónico; fecha y hora de emisión y elaboración; Delegación Regional o Estatal y Subdelegación de control que corresponda a la competencia material y territorial; Número de Seguridad Social, número de resolución, Institución que paga la pensión, artículo y fracción de la Ley del Seguro Social, y Folio identificador CNSF.
  2. Certificado digital: El mensaje de datos emitido y registrado por el SAT como vigente, que confirma el vínculo entre un firmante y su clave privada.
  3. Clave privada: Los datos que el firmante genera de manera secreta y utiliza para crear su FIEL, a fin de lograr el vínculo entre dicha FIEL y el firmante.

VII.       Clave pública: Los datos contenidos en un certificado digital que permiten la verificación de la autenticidad de la FIEL del firmante.

VIII.      CURP: Clave Única de Registro de Población.

  1. Documento digital o electrónico: Todo mensaje de datos que contiene información o escritura generada, consultada, modificada, procesada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, que forman parte del expediente electrónico de pensión.
  2. Expediente electrónico: conjunto de información que generan los sistemas informáticos de prestaciones económicas, contenida en archivos electrónicos o documentos digitales que conforman el expediente de una persona, independientemente de que sea texto, imagen, audio o video, identificado con nombre, CURP y Número de Seguridad Social del asegurado, cuyo resguardo será a cargo de la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, dichos documentos podrán imprimirse a fin de que obren en el expediente de pensión.
  3. FIEL: Firma Electrónica Avanzada que es el conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa y que es administrada por el Servicio de Administración Tributaria.

XII.       Firmante: Los servidores públicos facultados para suscribir las actuaciones y resoluciones a los procedimientos administrativos inherentes a los procesos para el otorgamiento de las prestaciones en dinero que prevé la Ley del Seguro Social.

XIII.      IMSS o Instituto: El Instituto Mexicano del Seguro Social.

XIV.      LFPA: Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

  1. LFEA: Ley de Firma Electrónica Avanzada.

XVI.      Medios electrónicos: Los dispositivos tecnológicos para el procesamiento, impresión, despliegue, conservación y, en su caso, modificación de información.

XVII.     Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, archivada o comunicada a través de medios de comunicación electrónica, ópticos, o de cualquier otra tecnología, que puede contener documentos digitales o electrónicos.

XVIII.    Mi Pensión Digital: Módulo electrónico, perteneciente a la estrategia IMSS digital, a través del cual los asegurados ingresan por medio de una clave previamente elaborada, para conocer sus datos personales que obran en este Instituto, como son; semanas cotizadas, salario base de cotización, salario promedio, indicando el tipo de régimen y pensión que de acuerdo a dichos datos tiene derecho el asegurado, e incluso realiza un cálculo de pensión de éste.

Asimismo, dicha plataforma contendrá el sistema electrónico para que los servidores públicos del Instituto Mexicano del Seguro Social realicen y registren el trámite de solicitud de pensión, el cual es la plataforma para la gestión y administración de los trámites de solicitud de pensión.

XIX.      RFC: Registro Federal de Contribuyentes.

  1. SAT: Servicio de Administración Tributaria, órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

XXI.      Sello digital: Cadena alfanumérica que obra en las actuaciones o actos administrativos electrónicos que emite el IMSS en los procedimientos inherentes a los procesos para el otorgamiento de las prestaciones en dinero que prevé la Ley del Seguro Social.

XXII.     Sistemas informáticos de Prestaciones Económicas. Sistemas electrónicos que utilizan los servicios de prestaciones económicas para el otorgamiento de las prestaciones en dinero que contempla la Ley del Seguro Social, en los cuales se registra y resguarda la información generada, misma que fungirá como expediente electrónico de todo lo actuado en dichos sistemas, entre ellos: Mi Pensión Digital, Sistema de Trámite de Pensiones, Nuevo Sistema de Subsidios y Ayudas.

XXIII.    Prestaciones en dinero. Son los beneficios económicos previstos en la Ley del Seguro Social que derivan del aseguramiento de un trabajador o sujeto de aseguramiento, o bien, de un pensionado. Comprende: pago de pensiones, rentas vitalicias, subsidios y ayudas para gastos de matrimonio y para gastos de funeral.

  1. Sujetos de aplicación

La aplicación de los presentes lineamientos será de observancia obligatoria para los servidores públicos del Instituto en razón de sus atribuciones y competencia territorial, que emitan actos y resoluciones administrativas a través de medios electrónicos, inherentes a los procedimientos para el otorgamiento de las prestaciones en dinero que prevé la Ley del Seguro Social.

  1. Disposiciones generales

4.1       La FIEL tendrá la misma validez jurídica que la firma autógrafa, por lo cual todas las actuaciones y actos administrativos electrónicos que se firmen con la FIEL, serán imputables a su titular y no podrán ser repudiados, por lo que es de exclusiva responsabilidad de éste el resguardo del certificado digital y la confidencialidad de la clave privada que conforma la FIEL, con el fin de evitar la utilización no autorizada de la misma.

4.2       La FIEL contenida en las actuaciones electrónicas, actos administrativos electrónicos, documentos digitales o electrónicos y en los mensajes de datos garantizará y dará certeza de lo siguiente:

4.2.1    Que el documento digital o electrónico o mensaje de datos ha sido emitido por el firmante de manera tal que su contenido le es atribuible al igual que las consecuencias jurídicas que de él deriven;

4.2.2    Que el documento digital o electrónico o mensaje de datos ha permanecido completo e inalterado desde su firma, con independencia de los cambios que hubiere podido sufrir el medio que lo contiene como resultado del proceso de comunicación, archivo o presentación;

4.2.3    Que la FIEL corresponde exclusivamente al firmante, por lo que todos los documentos digitales o electrónicos o mensajes de datos presentados con la misma serán imputables a su titular y no serán susceptibles de repudio, con lo que se garantiza la autoría e integridad del documento.

4.3       La emisión y regulación de la FIEL de los servidores públicos del Instituto está sujeta a las disposiciones previstas en la Ley de Firma Electrónica Avanzada y demás disposiciones aplicables. La expedición, renovación, revocación y registro del certificado digital, así como la generación de las claves públicas y privadas que conforman la FIEL, se deberán realizar ante el SAT, cumpliendo con los requisitos y procedimientos que para tal efecto éste determine.

4.4       En caso de pérdida, robo o daño de los archivos de la FIEL, o cualquier otro evento que ponga en riesgo la confidencialidad de los certificados electrónicos y claves que conforman la FIEL, los servidores públicos del Instituto, bajo su absoluta responsabilidad, deberán proceder con su inmediata revocación o reposición ante el SAT, sujetándose a los procesos y lineamientos que este último determine.

4.5       Para ingresar a los sistemas informáticos de prestaciones económicas los servidores públicos solicitarán una clave de acceso a dichos sistemas otorgándoles su usuario y contraseña. Para el caso de tener perfil que puede suscribir documentos con FIEL deberá coincidir el usuario del sistema informático con el de la FIEL a emitir.

4.5.1. Para el otorgamiento de las claves de acceso y generación de contraseña, los servidores públicos deberán cumplir con los siguientes requisitos:

4.5.1.1    Realizar la solicitud para obtener usuario y generar la contraseña a través de la mesa de servicios tecnológicos o mediante correo dirigido al administrador local.

4.5.1.2    Nombre completo.

4.5.1.3    Matrícula.

4.5.1.4    Adscripción.

4.5.1.5    Correo electrónico institucional.

4.5.1.6    Correo electrónico particular (optativo)

4.5.1.7    Clave Única de Registro de Población.

4.5.1.8    Copia de su identificación oficial e identificación laboral o nombramiento o tarjetón de pago (adjuntar en forma impresa o archivo pdf)

4.5.2. La clave de acceso y contraseña será responsabilidad de los titulares de la misma, por lo que será su responsabilidad que sus datos estén actualizados.

4.6       Los servidores públicos deberán firmar autógrafamente la carta de términos y condiciones a fin de que conozcan los presentes lineamientos y el alcance legal de sus actuaciones y actos emitidos con la FIEL. Dicha carta original será resguardada en los archivos de la División de Pensiones de la Coordinación de Prestaciones Económicas.

4.7       En caso de ausentarse el cargo por motivos de vacaciones, incapacidad, licencias, permisos o en su caso dejen de laborar para los servicios de prestaciones económicas deberán notificarlo a su superior jerárquico inmediato, a fin de que sea suspendido o cancelado su perfil de acceso al sistema, evitando que su FIEL sea utilizada de manera indebida.

4.8       El Instituto deberá revocar el perfil del usuario, cuando conozca por cualquier medio que el servidor público ha dejado los servicios de prestaciones económicas, ya sea por renuncia, sanción administrativa o por cualquier otra circunstancia.

4.9       Los servidores públicos que se les otorgue su clave de acceso a los sistemas deberán resguardar la confidencialidad de la clave al ser de carácter personal e intransferible e informar de manera inmediata a su cancelación de existir circunstancias que pongan en peligro su privacidad.

4.10     La Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, será la encargada de la operación y mantenimiento de los sistemas de prestaciones económicas, para el correcto desarrollo, por lo que será dicha dirección la responsable del correcto funcionamiento de los sistemas, así como garantizar la seguridad e inviolabilidad de la información ahí contenida.

Asimismo, será la responsable de gestionar ante la Dirección de Administración, la interoperabilidad de los sistemas de prestaciones económicas con los sistemas de administración de la información del personal institucional, a fin de que los actos de autoridad y actuaciones inherentes a los procesos de prestaciones económicas sean emitidos con las formalidades de ley.

4.11     La FIEL al ser el elemento de validez de los documentos digitales, la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico deberá proporcionar todos los elementos tecnológicos para el correcto desempeño de los sistemas informáticos de prestaciones en dinero donde se requiera la firma del servidor público, así como garantizar que ésta ha sido validada ante el SAT.

4.12     En caso de que exista una imposibilidad técnica o jurídica de suscribir los documentos con la FIEL, el servidor público de prestaciones económicas, deberá continuar sus actividades con firma autógrafa hasta en tanto desaparezcan las causas de dicha imposibilidad.

  1. De las actuaciones y actos administrativos electrónicos que emite el Instituto Mexicano del Seguro Social en los procesos inherentes al otorgamiento de las prestaciones en dinero que prevé la Ley del Seguro Social

5.1       Los servidores públicos del IMSS podrán firmar actos o resoluciones administrativas de acuerdo con sus atribuciones y competencia territorial, en documentos digitales o electrónicos mediante el uso de su FIEL, que estará contenida a través de su representación de clave alfanumérica en dichos actos o resoluciones, produciendo los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos con firma autógrafa, teniendo el mismo valor probatorio.

5.2       Una vez que las actuaciones o actos administrativos electrónicos cuenten con la FIEL del servidor público, serán considerados hechos legítima y auténticamente por el firmante, siendo el único responsable ante el Instituto de las consecuencias jurídicas que deriven de los documentos que contengan su FIEL.

5.3       Los trámites únicamente podrán ser gestionados por un servidor público a la vez, el sistema únicamente permitirá la emisión de una Firma Electrónica Avanzada, bloqueando las subsecuentes.

5.4       Al existir una actuación o acto administrativo que deba suscribirse, los sistemas informáticos de prestaciones económicas, deberán remitir un aviso a los servidores públicos que deban suscribirlos, para que éstos ingresen a la plataforma correspondiente, a fin de que en un término no mayor a 24 horas se revise el acto a suscribir y proceda a firmarlo con su FIEL.

5.5       Se deberán conservar en los sistemas de prestaciones económicas, los documentos electrónicos de las constancias de todas las actuaciones y actos derivados de la gestión de los trámites relacionados con el otorgamiento de las prestaciones en dinero, los cuales integran el expediente electrónico de los trámites de prestaciones en dinero. Asimismo, integran el expediente físico de otorgamiento de las prestaciones en dinero que corresponda, las documentales presentadas en las ventanillas.

5.6       Los servidores públicos de prestaciones económicas tendrán acceso al sistema informático para la localización del documento digital firmado con su FIEL. Las resoluciones y actos suscritos con FIEL deberán ser notificados a los solicitantes de forma personal en las ventanillas de prestaciones económicas, o bien, a través de medios electrónicos cuando así proceda.

5.7       Las actuaciones o actos administrativos electrónicos serán válidos y exigibles, se producirán todos sus efectos jurídicos, a partir del día hábil siguiente a la notificación de los mismos.

6       Facultades de comprobación

Lo dispuesto en las presentes Reglas no limita las facultades de comprobación del IMSS.

  1. Confidencialidad

Los datos personales que se proporcionen a los sistemas informáticos de prestaciones económicas se deberá garantizar que serán tratados de conformidad con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados, por lo que de violentarse los derechos ahí contenidos, serán aplicables las sanciones en las leyes antes mencionadas, sin perjuicio de las demás que puedan generarse.

  1. Sanciones

La falta de vigencia o renovación del certificado digital que ampara la FIEL, no eximirá al servidor público de cumplir con sus obligaciones, por lo que será su responsabilidad tener vigente el certificado digital que ampara su FIEL.

El incumplimiento a los presentes lineamientos, así como el uso indebido de la FIEL de los servidores públicos en las actuaciones o actos administrativos electrónicos será sancionado conforme a la Ley General de Responsabilidades Administrativas, Ley del Seguro Social, Código Penal Federal, así como las demás sanciones que conforme a derecho procedan.

La falta de conocimiento de los presentes lineamientos no libera a los servidores públicos de las responsabilidades establecidas en ellos por el mal uso que hagan de los sistemas informáticos o el uso de la FIEL.

TRANSITORIOS

PRIMERO. Los presentes lineamientos entrarán en vigor el día hábil siguiente a su publicación en el Diario Oficial de la Federación.

SEGUNDO. Los servidores públicos facultados para realizar actuaciones y actos administrativos inherentes a los procesos para el otorgamiento de las prestaciones en dinero que prevé la Ley del Seguro Social, deberán solicitar o renovar su Firma Electrónica Avanzada ante el Sistema de Administración Tributaria, a fin de poder suscribir dichos actos, debiendo solicitar su alta en el Sistema que al efecto determine la Dirección de Prestaciones Económicas y Sociales.

TERCERO. Los servidores públicos que tengan perfil de acceso a los sistemas de prestaciones económicas deberán de tener actualizados sus datos en los sistemas que administran las prestaciones económicas.

CUARTO. Este mecanismo de emisión de documentos con uso de la FIEL, es adicional a la firma autógrafa.

Ciudad de México, a 28 de febrero de 2018.- El Director de Prestaciones Económicas y Sociales del IMSS, Santiago De María Campos Meade.- Rúbrica.

(R.- 466640)

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